چگونه دفتر برنامه ریزی درست کنیم؟

ساخت دفتر برنامه ریزی این امکان را به شما می‌دهد تا بر اساس علایق و عادت هایتان ساختار مشخصی را برای برنامه خود تعریف کنید. پلنر یا دفتر برنامه ریزی یک ابزار مفید برای مدیریت زمان و برنامه های روزانه شما است.

پیداکردن پلنری که مورد علاقه شما و به تناسب نیازهایتان باشد، می‌تواند کار سخت و دشواری باشد. این در حالی است که سفارشی سازی دفتر برنامه ریزی کار بسیار ساده‌ای است و با چند ابزار ساده مانند خودکار، مداد ، کاغذ و خط کش می‌توانید پلنر خاص و جذاب مدنظرتان را در زمان کم به راحتی بسازید.

هنگام برنامه‌ریزی حتی اگر به طور دقیق بدانید برای سازماندهی کارهایتان به چه ویژگی‌هایی نیاز دارید، بازهم ممکن است نتوانید پلنر آماده مناسب با نیازها و سلیقه تان پیدا کنید. با وجود این، نگران نباشید چرا که با ساخت دفتر برنامه‌ریزی می‌توانید برنامه ریزی عالی و هدفمندی انجام دهید و فعالیت هایتان را بر اساس برنامه مشخصی سازماندهی کنید.

پلنر می‌تواند سبک شخصی شما در انجام وظایف و هدف‌هایتان را منعکس کند. این دفتر به طور اختصاصی برای برنامه شما طراحی می‌شود و به شما کمک می‌کند تا به صورت سازماندهی شده فعالیت هایتان را انجام دهید.

هنگام ساخت دفتر برنامه ریزی شخصی، امکانات زیادی برای سفارشی‌سازی آن وجود دارد و دست شما برای انجام تغییرات باز است. در این مطلب می‌خواهیم روش ساخت پلنر خلاقانه را به صورت کامل به شما آموزش دهیم. اگر می‌خواهید وظایف، زمان و هدف‌هایتان را با برنامه‌ریزی دقیق و منظم مدیریت کنید، تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.

با دقت و حوصله برنامه کاری خود را بچینید

برای شروع ساخت دفتر برنامه ریزی باید برنامه خود شامل وظایف، زمان بندی و هدف هایتان را براساس شاخص های قابل اندازه گیری مشخص کنید. دراین صورت امکان ارزیابی پیشرفت کارهایتان به صورت دقیق فراهم می‌شود. در این مرحله باید بدانید دفتر برنامه‌ریزی‌ را برای چه کاری نیاز دارید؟

آیا می‌خواهید برنامه تحصیلی خود را در آن بنویسید یا برای نوشتن برنامه شغلی می‌خواهید از آن استفاده کنید. شاید هم برای برنامه‌ریزی تمامی کارهایتان به آن نیاز دارید. بنابراین، پیش از انجام هر کاری هدف‌هایتان را طبق زمان بندی، اولویت بندی و شاخص‌های قابل اندازه گیری مشخص کنید.

سپس، مدل زمانی برنامه را روزانه، هفتگی یا ماهانه درنظر بگیرید و برای ایجاد برنامه هدفمند از روش‌های مختلف برنامه ریزی مانند لیست کردن کارها، نمودار گانت، ماتریس اولویت‌بندی و موارد مشابه استفاده کنید. استفاده از این روش‌ها پیگیری کارها را برایتان آسان‌تر خواهد کرد.

اولویت بندی و زمان بندی کارها مهم ترین بخش برنامه شما است. به همین دلیل، طراحی دفتر برنامه‌ریزی خود را مطابق با فعالیت‌ها و وظایف ضروری و غیرضروری خود شخصی سازی کنید. در هنگام ساخت دفتر برنامه‌ریزی می‌توانید از طرح‌های پلنرهای آماده ایده بگیرید. با این کار طرح‌های آماده را به سبک نیازهایتان سفارشی‌سازی خواهید کرد.

همچنین، تخصیص زمان برای استراحت و تفریح را در برنامه خود فراموش نکنید و زمان‌بندی مشخصی را برای استراحت و تفریح خود مشخص کنید. با این کار بین زندگی کاری و شخصی‌تان تعادل ایجاد می‌شود و انرژی روانی و جسمی خود را بهتر مدیریت می‌کنید.

صفحات را مطابق سلیقه خود طراحی کنید

اگر سبک خاصی برای طراحی صفحات دفتر پلنر خود در نظر دارید، می‌توانید با یک مداد و پاک کن و چندین خودکار با رنگ‌بندی متنوع، مطابق با سلیقه‌تان دفتر خلاقانه‌ای طراحی کنید. یک دفتر مشق ساده بردارید. حالا گزینه‌های زیادی پیش‌روی شما قرار دارد و دستتان برای اعمال تغییرات باز است.

دراین صورت می‌توانید از خودکارهای با طیف رنگی متنوع برای نوشتن عنوان‌ها، برجسته کردن بخش‌های مهم یا تزئین صفحات پلنر بر اساس نیازها و سلیقه شخصی خود استفاده کنید. شایان ذکر است که استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری مانند Word یا InDesign برای ایجاد طرح دلخواهتان به صورت گرافیکی امکان پذیر است و می‌توانید قالب طراحی شده مدنظرتان را با اندازه دلخواه روی کاغذ چاپ کنید.

در طراحی ساختار و قالب دفتر برنامه‌ریزی سبک‌های متنوعی وجود دارد؛ انتخاب رنگ بندی، الگوها و طرح‌ها، ترتیب صفحات، استفاده از علامت و شکل‌ها یا استیکرها به سلیقه و نیازهایتان بستگی دارد. با استفاده از رنگ‌ها، طرح‌ها و الگوهای خلاقانه می‌توانید ظاهر زیبا و جذابی برای دفتر برنامه ریزی خود ایجاد کنید.

دفترهای برنامه‌ریزی Bullet Journal یا بولت ژورنال به عنوان نمونه‌ای پرطرفدار می‌تواند انتخاب مناسبی برایتان باشد. این دفتر ترکیبی از دفتر برنامه‌ریزی، دفتر یادداشت و تودولیست است و امکانات زیادی را دراختیارتان قرار می‌دهد. هنگام ساخت دفتر برنامه ریزی استفاده از الگوهای هندسی، گل‌ها، نقشه‌ها، نمادها یا طرح‌های خلاقانه می‌تواند جلوه منحصر به فردی به دفتر شما ببخشد.

طراحی دفتر شما باید به گونه‌ای باشد که استفاده از آن احساس رضایت و خشنودی برایتان ایجاد کند و باعث افزایش بهروه وری شما شود. برای این منظور، انتخاب الگوها و طرح‌هایی که با سلیقه و شخصیت شما همخوانی دارد، این امکان را به شما می‌دهد تا به برنامه هایتان متعهدتر باشید و به مدت طولانی‌تر از دفتر برنامه‌ریزی برای سازماندهی کارهایتان استفاده کنید.

بازه‌های زمانی را بر اساس عادت‌های خود تعریف کنید

هر فرد عادت‌های زمانی منحصربه فردی دارد و با تعیین بازه‌های زمانی بر اساس عادت‌های شخصی خود می‌توانید برنامه‌ریزی مفیدتری داشته باشید. برای شروع باید عادت‌ها و الگوهای زمانی خود را به صورت کامل بررسی و شناسایی کنید. باید بدانید چه زمانی بهره وری ذهنی و جسمی شما بیشتر است و چه زمانی به استراحت نیاز دارید.

محققان می‌گویند انسان‌ها در بازه‌های زمانی مختلف عملکرد و بازدهی‌شان با یکدیگر متفاوت است. برای مثال، بسیاری افراد در شیفت زمانی صبح عملکرد بهتری در مطالعه و انجام فعالیت‌های شغلی دارند؛ این در حالی است که برخی افراد عملکردشان در شیفت زمانی ظهر یا حتی شب بهتر است؛ این به سبک زندگی و ساختار ذهنی شما بستگی دارد.

بنابراین، باید ببینید در کدام زمان‌ها تمرکز و انرژی بیشتری دارید و می‌توانید در انجام کارهایتان عملکرد بهتری از خود نشان دهید. برای فعالیت‌های مختلف می‌توانید بازه‌های زمانی مشخصی را تعریف کنید. به عنوان مثال، می‌توانید برای ورزش بازه زمانی در طول روز (صبح یا عصر) و برای مطالعه کتاب ساعت‌های آزاد مانند شب‌ها را مشخص کنید.

جهت جلوگیری از خستگی و افزایش بهره‌وری بازه زمانی مشخصی را برای استراحت و تفریح‌تان در دفتر برنامه‌ریزی خود قرار دهید.

مطمئن شوید، بازه‌های زمانی مشخص شده از انعطاف پذیری لازم برخوردار باشند. چراکه زندگی همیشه پیش‌بینی نشده است و ممکن است با اتفاق‌های غیرمنتظره‌ای روبه‌رو شوید. این کار به شما کمک می‌کند در هنگام مواجه شدن با تغییرات زندگی عملکرد بهتری داشته باشید و بهتر به آن‌ها واکنش نشان دهید.

از یک To Do List کمک بگیرید

استفاده از To Do List یا همان لیست کارهای روزانه به شما کمک می‌کند تا فعالیت هایتان به صورت سازمان یافته با تمرکز و دقت بالایی مدیریت شوند. برای شروع بهتر است هرشب قبل از خواب لیست انجام کارهای روز بعد را مشخص و به ترتیب از مهم تا کم اهمیت اولویت بندی کنید.

ایجاد To Do List برای هر روز و هر هفته این امکان را به شما می‌دهد تا کارهایتان به صورت منظم و دقیق سازماندهی شده و باتوجه به زمان و اولویت شان در طول روز تقسیم بندی شوند. با این کار وظایف ضروری‌تان سریع تر انجام می‌شوند و زمانتان برای انجام کارهای غیرضروری تلف نخواهد شد.

در هنگام ساخت دفتر برنامه ریزی می‌توانید از فرمول SMART به معنی مشخص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measureable)، قابل دستیابی (Attainable)، مرتبط (Relevant)، مبتنی بر زمان (Time-based) کمک بگیرید. بدین ترتیب می‌توانید هدف هایتان را به صورت مشخص، قابل‌ اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط با هدف‌هایتان و زمان‌بندی شده تعریف کنید.

با To Do List امکان تقسیم بندی کارهای پیچیده و بزرگ به وظایف کوچکتر فراهم می‌شود. بنابراین به صورت گام به گام می‌توانید کارهایتان را انجام دهید و سریع‌تر و ساده‌تر به هدف‌های بزرگ خود برسید.

از ساختار تیک زدن انجام کارها در دفتر برنامه‌ریزی خود برای به‌روزرسانی و بررسی دوره‌ای وظایف روزانه خود کمک بگیرید. دراین صورت می‌توانید پیشرفت خود را در انجام کارها بررسی و کارهای نهایی شده را با یک نگاه مشخص کنید. این موضوع به شما احساس پیشرفت و موفقیت می‌دهد و درصورت نیاز می‌توانید تغییراتی را برای افزایش بهره‌وری روی برنامه خود ایجاد کنید.

شماره صفحات را اضافه کنید

اضافه کردن شماره صفحات به دفتر برنامه‌ریزی باعث می‌شود دسترسی شما به اطلاعات مورد نیاز و بخش‌های مختلف دفتر آسان‌تر شود. استفاده از فهرست موضوع ها و شماره صفحات می‌تواند ایده بسیار کاربردی باشد تا سریع تر بتوانید برنامه روزانه خود را پیدا کنید و زمان‌ زیادی را برای مرور کل دفتر برنامه ریزی تلف نکنید. برای این‌ کار شماره صفحات را در پانویس قرار دهید؛ می‌توانید از سبک‌های مختلف برای زیبایی این قسمت کمک بگیرید.

یک جلد زیبا انتخاب کنید

انتخاب جلد زیبا در روحیه شما می‌تواند تأثیرگذار باشد و باعث شود با مشاهده آن به هدف هایتان و پیشرفت در کارهایتان فکر کنید. با انتخاب جلد زیبا احساس راحتی و لذت بیشتری در استفاده از دفتر برنامه‌ریزی خواهید داشت و باعث افزایش انرژی و انگیزه شما می‌شود.

سعی کنید جلد دفترتان را به صورت منحصربه فرد انتخاب کنید تا تشخیص آن بین سایر دفترهایتان ساده‌تر شود. رنگ‌های زنده و الگوهای زیبا در جلد دفتر برنامه‌ریزی ذهنیت مثبت تری برایتان ایجاد می‌کند و باعث می‌شود با دیدن آن بهتر بتوانید بر استرس‌ها و فشارهای روزانه غلبه کنید.

فرقی نمی‌کند جلد شما چه طرحی داشته باشد؛ مهم آن است که با دیدن آن احساس خوبی داشته باشید. می‌توانید انواع سبک‌های مختلف مانند جلد با طرح گل، چرمی، الگوهای ژئومتریک، طرح منظره، تصویر حیوانات، تصویر نقاشی یا آثار هنری، الهام از طبیعت، طرح‌های آبستره یا بسیاری موارد دیگر را انتخاب کنید. همه چیز به سلیقه شخصی و روحیات شما بستگی دارد.

از ثبت احوالات شخصی هر روز غافل نشوید

ثبت احوالات شخصی به شما کمک می‌کند حس و حالتان را در طول روز یا ماه ارزیابی کنید. با اختصاص بخشی از دفتر برنامه‌ریزی به احوالات شخصی، تغییرات شخصی‌تان در طول زمان مشخص خواهد شد. برخی اوقات ممکن است در طول دوره زمانی تغییراتی در عملکرد، خلق و‌خو و هدف هایتان به وجود بیاید.

با نوشتن این تغییرات می‌توانید مسیر پیشرفت خود را بهتر بشناسید و بدانید چه مسیری را برای رسیدن به هدف‌هایتان طی کرده‌ا‌ید و با چه چالش‌هایی روبه رو شده‌اید. با ثبت احوالات شخصی، می‌توانید الگوهای مثبت و منفی شخصی خود را شناسایی و درصورت لزوم تغییراتی را در آن‌ها ایجاد کنید.

نوشتن احساسات می‌تواند استرس شما را کاهش دهد و سبب شود ذهن‌تان از فکرها، خاطره‌ها و دغدغه‌های مختلف خالی شود تا بتوانید کارهایتان را با تمرکز بیشتری انجام دهید. احساسات شما بخش مهمی از زندگیتان را تشکیل می‌دهد و باید زمانی را برای آن اختصاص دهید. با ثبت احوالات در دفتر برنامه ریزی می‌توانید درک بهتری از عوامل مؤثر بر روند کار و زندگی خود پیدا کنید.

جمع بندی

ساخت دفتر برنامه‌ریزی باعث می‌شود تا برنامه ریزی روزانه یا هفتگی‌تان را مطابق با نیازها و علایق خود انجام دهید. داشتن پلنر باعث می‌شود زمان، وظایف و اهدافتان را به صورت سازمان یافته و منظم‌تر مدیریت کنید. برای طراحی دفتر برنامه‌ریزی کار سخت و پیچیده‌ای پیش رو ندارید و با ابزارهایی مانند مداد، پاک کن، خودکار و کمی خلاقیت و حوصله می‌توانید بهترین دفتر برنامه‌ریزی شخصی را برای پیگیری و بررسی کارهایتان بسازید.

در این مطلب روش ساخت دفتر برنامه ریزی را ارائه کردیم. آیا شما تجربه طراحی دفتر برنامه‌یزی را داشته‌اید؟ در فرایند طراحی دفتر برنامه‌ریزی با چه چالش‌هایی روبه‌رو شده‌اید؟ در قسمت دیدگاه‌ها می‌توانید نظراتتان را با ما درمیان بگذارید.